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パソコンで作成した文書に押印できる電子印鑑
企業のインフラ化やペーパーレス化がどんどん進んでいて、業務はパソコンを使ってやっているという企業が当たり前になってきました。
WordやExcelで資料作成したり、必要書類はPDF化して管理することも多いはずです。
そんな時に書類に印鑑が必要になった場合、わざわざ書類をプリントアウトして押印するのも手間ですし、ペーパーレス化に反してしまいますね。
そこで活躍してくれるのが電子印鑑です。
電子印鑑とはパソコン上で押印できるデジタルな印鑑のことで、キーボードやマウスを操作して作成した文書に押印できてしまいます。
わざわざプリントアウトする必要がありませんし、全ての作業がパソコン上で行えますから業務の効率化にもなります。
スキルがあれば作成可能！電子印鑑を自作する方法
電子印鑑はどこでどうやって手に入れるのだろうと、不思議に思っている人も多いはずです。
実はパソコンの知識に長けていたり、画像編集系のソフトなどをいじれる人なら、簡単に作れてしまいます。
丸の枠を作ってその中に自分の名字を入れて朱肉に近い色を付け、ネーム印と同じ大きさになるよう調節すればOKです。
本格的に作りたいという人は押印したゴム印などの印影をスキャナで取り込み、画像編集ソフトで加工すれば実物と同じ電子印鑑が作れます。
WordやExcelの知識がある人なら、ワードアートなどの画像作成機能を使って作成することもできます。
ただし、会社で使用するものですから、自作した電子印鑑が社内で使用可能と認められた場合にのみ有効ですね。
自分の名字を入れたネーム印や日付印など、工夫次第で様々な電子印鑑を自作することができます。
ネットのフリーソフトを使用！無料で電子印鑑を作成する方法
ネット上には無料で使用できるフリーソフトもたくさんあります。
電子印鑑用のフリーソフトや無料のWebサービスもありますから、お金をかけたくないなら無料のものを使うという方法もあります。
フリーソフトは基本的にネット上からダウンロードして自分でインストールし、設定なども自分で行わないといけません。
多少の知識は必要ですが、電子印鑑を自作するよりもはるかに楽ですね。
ExcelやWordに組み込んで使えるタイプもありますし、PDFに押せるタイプなど種類によって違っています。
Webサービスタイプは特定サイトにアクセスして、オンライン上で電子印鑑を作成します。
名字を入力して書体や大きさを選ぶだけで、電子印鑑の印象を自動で作成できますから、それをダウンロードして使うだけです。
機能は限定されているもののインストールなどの必要もありませんから、初心者でも作成の難易度は低いですね。
Webサービスによっては使用範囲が限定されていて、個人のみとか企業内のみなどの指定がありますから、規約は必ず守って使うようにしましょう。
ハンコ通販サイトで作成！有料で電子印鑑を作成する方法
ハンコ通販サイトでは、電子印鑑の作成が可能なサイトもあります。
有料で作ってもらう物ですから品質も確かですし、使い方も簡単でパソコンなどに強くない人でも安心です。
個人のネーム印や日付印なども可能ですし、会社の代表印や角印なども作成してもらえます。
通販サイトによっては今使っている会社印の印影を送付すれば、それに基づいて同じ印影になるよう工夫してくれるところもあります。
自作や無料で作成できる電子印鑑と違って有料ですから、書体や大きさ、鮮明さや美しさなど、あらゆる部分にこだわって作成できます。
スキャナで印影を読み取って自作したものだと印影がかすれていたりする場合もありますが、プロの通販サイトならその心配もありません。
自作や無料のものは機能が限定されていたり、書体も限られていますから思ったような仕上がりにならない場合もあります。
また、電子印鑑に対応していないソフトもありますから、一部の書類は結局プリントアウトして実際の印鑑を押印するケースも出てきます。
有料のものなら主流なビジネスソフトに対応していますから、そんな心配もありませんね。
また、有料で電子印鑑を簡単に作れるソフトも出ていますから、ハンコ通販ショップ以外にも検討してみましょう。
事務処理などが早くなる電子印鑑
個人のネーム印や日付印、会社印、業務でよく使う「社外秘」や「処理済」などの印鑑など、電子印鑑は様々なタイプがあります。
業務を効率化することができるのが大きなメリットで、パソコン上で全ての仕事が完了してしまいます。
Excelなどで作った資料に電子印鑑を押し、取引先などにメール添付で送信すればOKです。
社内専用として使うだけでも、書類仕事が楽になりますから事務処理などがスムーズに進みます。
何より、無駄な紙をプリントアウトする必要がありませんし、いちいち押印する手間が省けてしまいますね。
作成方法は意外と簡単で、お金をかけない方法もありますし、有料で品質にこだわった方法もあります。
使用する企業や従業員にとって作成しやすい方法を選び、ぜひ電子印鑑を導入して業務の効率化に役立てましょう。
